あて名だけ変えて同じメールを一斉送信

Wordの差し込み印刷の機能を使って、電子メールでも相手の名前やアドレスの差し込みができると聞きました。具体的にはどうするの？

差し込み印刷とは、あて名のような文書の一部にほかのファイルのデータを使い、その部分以外は同じ内容を何枚も印刷する機能です。出力先をプリンターでなく、メールソフトに指定できれば、メール送信もできます。例えば普段使っているのがOut lookなら、そのアドレス帳から個別に、同じ本文に相手の名前などを差し込んだメールを送信できます。Word 2002とOutlook 2002でその方法を解説しましょう。

　Wordを起動し、「ツール」メニューの「はがきと差し込み印刷」から「差し込み印刷ウィザード」を選び、文書の種類を「電子メール メッセージ」にします。ひな形の選択は「現在の文書を使用」を選びます。3番目は「宛先の選択」です。ここで「Outlook 連絡先から選択」、さらに「連絡先フォルダ」をクリックします（図1）。アドレス帳のデータが表示されるので、送信しないあて先からチェックを外します（図2）。次にメール本文を作成します。本文に受信者名を入れたければ、文書画面上で場所を指定し、ウィザード画面で「差し込みフィールドの挿入」をクリック、図2にある項目「表題」を指定します。「表題」は名前に相当しています。後ろに「様」のような敬称を忘れないようにしましょう（図3）。
▲　図1Wordの「ツール」メニューの「差し込み印刷ウィザード」を選択し、「宛先の印刷」画面で「Outlook連絡先から選択」を選び、さらに「連絡先フォルダを選択」を選ぶ

▲　図2　メールを送りたくないあて先が含まれているときは左隅のチェックボックスのチェックを外す

▲　図3　ウィザードを「電子メール メッセージの作成」に進め、本文を入力する。本文に個別のあて先を入れるには「差し込みフィールドの挿入」から「表題」を選ぶ。敬称は本文に書く

　次にプレビューを確認し、最後にメールの件名を入力します（図4）。標準では「メール形式」はHTMLメールなので、「書式なし」を選びます。「OK」を押すとデータはOutlookに渡り簡単な確認のあとすぐに送信されます。相手のメールアドレスは事前に十分確認してください。

▲　図4　「件名」を入力し、「メール形式」は「HTML」から「書式なし」に変更しておく

　Outlook Expressの場合はWordが直接アドレス帳を読み込めないので、下の図のように、いったんCSVファイルに書き出します。後の手順はOutlookの場合とほぼ同じです。

Outlook Expressの場合
OEは、Wordがアドレス帳を直接インポートすることができないので、いったんCSV形式にエクスポートしておく。あとの手順の流れは基本的にOutlookの場合と同じ